Bij uitbesteding ligt schijnzekerheid op de loer

30 Aug 2016

Vroeger vertrouwden we elkaar op onze blauwe ogen. Die tijd is voorbij. Keiharde afspraken willen we, alle risico’s die we uitbesteden in kaart brengen en afdekken. Maar pas op, schijnzekerheid ligt op de loer.

Veel bedrijven die activiteiten uitbesteden, kiezen onbewust voor schijnzekerheid. Stel, een pensioenfonds wil enkel maatschappelijk verantwoord beleggen en besteedt dat uit aan een vermogensbeheerder. Ze zetten afspraken op papier. Eén belangrijke afspraak betreft de aard van de beleggingen; het pensioenfonds wil enkel maatschappelijk verantwoord beleggen en bedrijven die in verband worden gebracht met clusterbommen uitsluiten. Een accountant controleert jaarlijks de gemaakte afspraken. De accountant bevestigt dat alles volgens afspraak is.

Een jaar later herhaalt dit proces zich. Maar dan ontdekt het pensioenfonds dat het tien maanden geleden een enorm risico – lees kans op reputatieschade – heeft gelopen. Het pensioenfonds heeft belegd in bedrijven die in verband worden gebracht met kinderarbeid. In de afspraken was kinderarbeid niet uitgesloten. Tien maanden lang had het pensioenfonds zijn aandeel in deze bedrijven kunnen terugtrekken, maar deed het niks.

Bedrijven vergeten de belangrijkste stap

Volgens het principe ‘trust me, show me, prove me’ maken bedrijven afspraken met de partij waaraan ze activiteiten uitbesteden, want vertrouwen op elkaars blauwe ogen doen we niet meer. Vaak vergeten bedrijven echter de laatste en belangrijkste stap: de afspraken regelmatig actualiseren en actie ondernemen wanneer er risico’s worden geconstateerd. Hoe kunnen ze schijnzekerheid ondervangen? Drie gouden regels:

  • Neem kennis van wat je krijgt

Jaarlijks rapporteert de uitbestedingsorganisatie aan de partij die heeft uitbesteed. Veelal verdwijnt deze rapportage samen met de accountantsmededeling direct in de kast. Verstandiger is het om de gerapporteerde tekortkomingen door aanvullende maatregelen af te dekken. Zo blijft de partij die werk heeft uitbesteed echt in control.

  • Onderhoud contracten zodat nieuwe risico’s worden afgedekt

Wet- en regelgeving en de publieke opinie veranderen continu en dus ook de risico’s. Onderhoud daarom de afspraken met de uitbestedingsorganisatie, zodat ook nieuwe risico’s zijn afgedekt. Betrek er eventueel een uitbestedingsexpert bij. Maak ook afspraken met de uitbestedingsorganisatie over welke risico’s die terugkoppelt.

  • Houd consequenter de vinger aan de pols

Rapporteer niet één keer per jaar over de naleving van de afspraken, maar kies voor continue monitoring. Door periodiek de risico’s te monitoren, kun je er snel op reageren en monden calamiteiten, zoals een data-lek bij een IT-bedrijf, minder snel uit in reputatieschade.

Arvid de Bruin en Jacco van Kleef zijn beide partner bij KPMG.

Deel dit bericht

Deze website maakt gebruik van cookies.

Door gebruik te blijven maken van de website gaat u akkoord met het gebruik van cookies.

KPMG gebruikt cookies voor o.a. de volgende doelen: beveiligen van de website; optimaliseren van de website en de dienstverlening door o.a. analyses websitegebruik en statistieken; integratie met sociale media waardoor bezoekers informatie op onze website kunnen delen via sociale media en e-mail.

Wilt u meer weten over deze cookies lees dan onze Online Privacy Statement

Akkoord