YoungCapital werkt zonder Raad van Commissarissen. CEO Ineke Kooistra vertelt hoe bestuurlijke beslissingen bij YoungCapital tot stand komen. ‘Notulen kennen we niet in ons bedrijf.’

Het bestuur: oprichters, aandeelhouders en managementteam.

‘We hebben de oprichters, de aandeelhouders, en daar heb ik mee te dealen. Mijn team is een heel groot operationeel managementteam. Zo noem ik het. We hebben niet een aparte directie. In het operationeel managementteam zit een achttal mensen die de hele operatie in het binnen- en buitenland vertegenwoordigen. Ieder heeft zijn eigen discipline. Een keer in de vier weken hebben we een operationeel MT. Daar delen wij dingen met elkaar die niet op de mail kunnen of die we nog niet met elkaar besproken hebben. Maar beslissingen worden daar nooit genomen. Anders vertraagt het. Beslissingen worden altijd heel snel genomen met degene die er verstand van heeft en die erover gaat. Dus als ik een beslissing moet nemen op het gebied van operatie, doe ik dat met mijn operationeel directeur. Als het om klanten en mensen gaat, schuiven ook de HR-directeur en veelal de Sales Director aan. Dan nemen we samen beslissingen. Dat doen we direct en dat is het mooie van een bedrijf waardoor je eigenlijk zo snel groeit zoals wij. Je forceert dit soort beslissingen.’

Meetings: even de koppen bij elkaar

‘Vergaderingen vind ik ook zo’n duf en corporate woord. Wij hebben inderdaad meetings, “even koppen bij elkaar”. Dat soort terminologie. Ik zorg er wel voor dat ik precies weet wat er in het bedrijf speelt. Van mijn direct reports verwacht ik dat zij mij heel goed informeren. Dat is niet altijd tijdens een meeting, maar dat kan ook vaak op de gang, even mijn kamer binnenlopen of we bellen met elkaar. Dus ik weet heel goed wat er in het bedrijf speelt. Dat zorgt ervoor dat ik goed voorbereid ben als we een sessie over een bepaald onderwerp hebben. Ik hoef me niet in te lezen. Notulen kennen we niet in ons bedrijf. En als er plannen gemaakt worden, zetten we de topics in maximaal een half A4’tje op de mail. That’s it.’

Geen arrogantie in de boardroom

‘We hadden een Raad van Commissarissen, maar volgens mij werkt het niet als je alle mannen en vrouwen één keer in de zoveel tijd samen aan tafel zet. Dan wordt er veel gesproken, zijn er veel meningen en wil iedereen ergens wat van vinden. Zonder dat je er echt verstand van hebt. Dan kom je niet tot een goede besluitvorming. Je hebt ook te maken met drie oprichters en zij weten heel goed wat ze met hun bedrijf willen. De visie tussen hen en mij is heel helder. Natuurlijk moet je niet arrogant zijn en denken dat je met z’n vieren genoeg weet. Wij zorgen er allemaal voor dat we mensen raadplegen. We hebben geen Raad van Commissarissen en ik hoop ook niet dat die er komt. Dit werkt het allerbeste. We houden de snelheid erin en je zorgt ervoor dat je de mensen op het juiste moment aan je bindt.’

Business reviews en koffiemomenten

‘Het formele moment is wel een keer in de vier weken. Dan hebben we een business-review met elkaar. Ik informeer ze en van tevoren krijgen ze van mij een e-mail. Tijdens een business-review halen we een aantal topics eruit. We vragen iemand zoals de operationele directeur erbij en praten bij. Verder werken we eigenlijk volledig in Google, dus het is heel transparant bij ons. We maken als MT ook alle presentaties samen. We werken in één document en de jongens, “de jongens” zijn de oprichters, zitten daar ook in. We zien van elkaar wat we met elkaar aan het doen zijn. Op het ene moment zeggen we: “Het is klaar. Lees het nu helemaal door.” Dan weten ze elke maand precies wat de meest belangrijke zaken zijn die bij alle afdelingen spelen. Dan zijn ze heel goed op de hoogte. Verder zijn het inderdaad veel informele overleggen. Veel koffie drinken, een lunch met elkaar of even een hapje eten en dan heb je de mooiste gesprekken.’